1C yoki Excel qoldig'i haqiqiy sanoqdan nega farq qiladi

Reviziya boshlanishidan oldin hisobchi dasturdan qoldiqni chiqaradi, omborchi esa javondagisini sanaydi. Ikki raqam mos kelmaydi. Birinchi fikr odatda bitta: "kimdir olib ketgan". Lekin amalda hisobdagi farq ko'pincha ombordan emas, ma'lumotlar qanday kiritilganidan kelib chiqadi. 1C bo'ladimi, Excel jadvali yoki boshqa dastur, xatolar taxminan bir xil joylardan chiqadi. Sabablarni bilsangiz, farqning katta qismini sanoq boshlanmasdanoq tushuntirib bera olasiz.

Eng ko'p uchraydigan sabablar

• Kech yoki o'tgan sana bilan kiritilgan hujjatlar. Tovar jismonan kecha kirgan, hujjat esa bugun yozilgan. Orada qoldiq noto'g'ri ko'rinadi. Eskirgan sana bilan kiritilgan hujjat esa o'tgan kunlardagi qoldiqni ham o'zgartirib yuboradi.
• Minusli qoldiq. Tovar hali kirim qilinmay turib sotilsa, dastur uni minusga o'tkazadi yoki umuman o'tkazmaydi. Keyin kirim yozilganda raqam to'g'rilanganday ko'rinadi, aslida esa oradagi davrning hisobi buzilgan bo'ladi.
• Bitta tovar, ikki nom. "Yog' 1 l", "Yog' 1 litr" va "yog 1l" uchta alohida kartochka bo'lsa, qoldiq uchga bo'linib ketadi: birida ortiqcha, boshqasida kamomad ko'rinadi.
• O'lchov birligi. Qutida 12 dona bo'lsa, bir kartochkada quti, ikkinchisida dona hisoblanishi katta farq beradi. Sement, plitka yoki kabel kabi tovarlarda kilogramm, qop, tonna, metr va dona aralashib ketishi odatiy hol.
• Qaytarish va almashtirish. Mijoz qaytargan tovar hisobga qaytarilmagan yoki noto'g'ri kartochkaga kirgan bo'lishi mumkin.
• Excelda qo'lda tahrir. Bir necha kishi turli nusxalarda ishlasa, qaysi fayl asosiy ekani noaniq qoladi va bir xil yozuv ikki marta yoki umuman kiritilmaydi.

Sanoqdan oldin tekshirish

Sanoqqa chiqishdan oldin ma'lumotlarni o'zingiz tozalab olsangiz, bekorga sanash kamayadi. Amaliy tartib:

1. Minusli qoldiqlar ro'yxatini chiqaring va har birini tushuntiring.
2. Takrorlanuvchi kartochkalarni qidiring: nomi o'xshash, kodi boshqa.
3. O'lchov birligi ikki xil bo'lgan pozitsiyalarni belgilang.
4. Oxirgi haftada kiritilgan, lekin sanasi o'tgan hujjatlar ro'yxatini ko'ring.
5. Eng katta farqli pozitsiyalarning harakat tarixini oching va qaysi kundan boshlab raqam mos kelmay qolganini toping.

Oxirgi qadam eng foydalisi: tovarning kirim-chiqim tarixi odatda "uzilgan joy"ni ko'rsatadi.

Sanoqdan keyin farqlarni guruhlash

Sanoq natijasini hisobdagi bilan solishtirganda farqlarni uch guruhga ajrating:

• ma'lumotlardagi xato: kartochka, birlik, sana;
• jarayondagi xato: hujjatsiz chiqim, noto'g'ri qabul, rasmiylashtirilmagan qaytarish;
• haqiqiy yo'qotish: sababi hali aniqlanmagan.

Faqat uchinchi guruh kamomadga o'xshaydi. Bunday guruhlash rahbarga tushunarli, asosli hisobot berishga ham yordam beradi. Boshqa ikkitasini tuzatish bilan farq ancha kamayadi. Ma'lumotni tuzatayotganda har bir o'zgarishni yozib boring: nima, qachon va kim tomonidan o'zgartirilgani aniq bo'lsin. Aks holda tuzatishning o'zi yangi tortishuv manbai bo'ladi.

Shartli misol: omborda kabelning ikkita kartochkasi bor. Birida +300 metr, ikkinchisida -80 metr ko'rinadi. Javonda jami 220 metr turibdi. Ilk qarashda bir kartochkada ortiqcha, boshqasida kamomad bor, aslida esa bu bitta tovar, ikki xil yozilgan. Kartochkalar birlashtirilgach, farq o'zi yo'qoladi va hech kimni ayblashga hojat qolmaydi.

Excel jadvali bilan ishlash qoidalari

Agar qoldiqni Excelda yuritsangiz, to'rtta qoida ko'p muammoning oldini oladi. Birinchidan, asosiy fayl bitta bo'lsin va uni faqat bir mas'ul shaxs tahrirlasin, qolganlar nusxadan foydalansin. Ikkinchidan, har bir tovarga takrorlanmaydigan kod bering va nom bo'yicha emas, kod bo'yicha qidiring. Uchinchidan, kirim va chiqim alohida varaqlarda yozilsin, qoldiq esa qo'lda emas, formula bilan hisoblansin. To'rtinchidan, fayl nusxalarini sana bilan saqlang va qatorlarni o'chirmang, faqat belgilab qo'ying.

Xulosa

Hisobdagi va javondagi qoldiq farqi har doim ham yo'qotish degani emas. Kech kiritilgan hujjat, ikkilangan kartochka va noto'g'ri o'lchov birligi tashqi ko'rinishda kamomadga o'xshaydi. Avval ma'lumotni tekshirib, keyin sanasangiz, haqiqiy yo'qotishni ajratib olish osonlashadi. Reviziya oldidan bir kunlik ma'lumot tekshiruvi sanoq kunlarini ham tejaydi. Qoldiq hujjatlar bilan mos kelmayotgan bo'lsa, Reviziya jamoasi hisob ma'lumotlarini sanoq natijasi bilan solishtirib, farq manbasini topishda yordam berishi mumkin.