Birlamchi hujjatlar: nima bilan tekshiriladi

Hisob dasturidagi raqam natija, dalil emas. 1C yoki Excel fayldagi qoldiq kimdir kiritgan ma'lumotlarning yig'indisi, kiritilgan ma'lumot esa hujjatga tayanadi. Shuning uchun reviziyada "dasturda shunday ko'rsatilgan" degan javob yetmaydi: komissiya har bir raqamning ortidan asl hujjatni so'raydi. Bunday hujjatlar birlamchi hujjatlar deyiladi va butun hisobning poydevori hisoblanadi.

Dasturdagi raqam — natija, hujjat — dalil.

Birlamchi hujjat nima

Bu xo'jalik operatsiyasi sodir bo'lgan paytda tuzilgan va uning haqiqatini tasdiqlovchi hujjat. Omborda asosiylari quyidagilar:

• yuk xati — tovar bir tomondan ikkinchi tomonga o'tganini ko'rsatadi;
• kirim hujjati va qabul dalolatnomasi — omborga nima va qancha kelgani, miqdor yoki sifat bo'yicha farqlar;
• chiqim hujjati — mijozga, sexga yoki filialga nima chiqqani;
• ko'chirish hujjati — omborlar yoki zonalar orasidagi harakat;
• qaytarish dalolatnomasi — tovarning mijozdan omborga yoki ombordan yetkazib beruvchiga qaytishi;
• hisobdan chiqarish dalolatnomasi — buzilgan, muddati o'tgan yoki yo'qolgan tovar;
• ishonchnoma — tovar kim nomidan olinganini tasdiqlaydi;
• elektron hisob-faktura — tovar o'tishining elektron izi.

Yaxshi hujjatda hamma narsa to'liq bo'ladi: raqam va sana, tomonlar (kim beradi, kim oladi), tovar nomi, artikul, o'lchov birligi, miqdor, narx va summa, asos (shartnoma yoki buyurtma), mas'ul shaxslarning ismi va imzosi. Shakl ichki tartibga qarab farq qilishi mumkin, to'liqlik esa shart.

Hujjatlar zanjiri

Bitta operatsiya bir nechta hujjatdan iborat zanjir qoldiradi: buyurtma, yuk xati, qabul, kirim, saqlash, chiqim yuk xati, mijoz imzosi. Reviziyada eng foydali usul bu uch tomonlama solishtirish: buyurtmada nima so'ralgan, yuk xatida nima jo'natilgan, qabulda nima kelgan. Uchalasi mos kelsa, zanjir sog'lom. Qayerda uzilsa, farq ham o'sha yerda tug'ilgan.

Shartli misol. Yetkazib beruvchi yuk xatida 480 quti sharbat ko'rsatgan. Omborchi qabulda 462 quti sanagan, ammo qabul dalolatnomasi tuzmagan, yuk xatini esa buxgalteriyaga o'tkazgan, hisobda 480 quti kirim qilingan. Reviziyada 18 quti kamomad chiqdi: 18 × 54 000 = 972 000 so'm. Zanjirda dalolatnoma yo'q, shuning uchun yetkazib beruvchidan talab qilib bo'lmaydi, omborchini ayblash ham adolatsiz. Qabul vaqtida bitta qisqa dalolatnoma tuzilganida, bu kamomad hech qachon omborchining zimmasiga tushmasdi.

Reviziyada nimalar tekshiriladi

1. To'liqlik. Barcha rekvizitlar to'ldirilganmi: sana, imzo, narx, birlik.
2. Raqamlar ketma-ketligi. Jurnalda uzilishlar yoki o'tkazib yuborilgan raqamlar bormi.
3. Sanalar. Hujjat sanasi bilan hisobga kiritilgan sana orasida katta tafovut yoki dam olish kunida, sanoq arafasida tuzilgan hujjatlar bormi.
4. Tuzatishlar. O'chirilgan yoki ustidan yozilgan raqamlar bormi va tuzatish imzo bilan tasdiqlanganmi.
5. Imzolar. Imzolagan odamning bunga vakolati bormi, ishonchnomaning muddati o'tmaganmi.
6. Takrorlar. Bitta hujjat ikki marta kiritilmaganmi.
7. Narx va birlik. Narx kelishuvga, o'lchov birligi buyurtmaga mosmi.

Eng muhim qoida: tekshiruv ikki yo'nalishda boradi. Hujjatdan tovarga: hujjat bor, tovar ombordami? Tovardan hujjatga: tovar turibdi, uning kirim hujjati bormi? Faqat bir yo'nalishda tekshirsangiz, yarim rasmni ko'rasiz.

Saqlash, arxiv va elektron hujjatlar

Hujjatlarni oy va tur bo'yicha papkalarga joylang, muhimlarini skanerlab alohida joyda ham saqlang. Saqlash muddati qonunchilik va ichki tartibga bog'liq, buni buxgalter bilan aniqlang. Reviziya davriga tegishli hujjatlarni tekshiruv tugaguncha, tortishuv bo'lsa undan keyin ham yo'qotmang.

Elektron hujjat ham qog'ozdek birlamchi hujjat bo'la oladi, agar uning muallifi, sanasi va o'zgarmaganligi aniq bo'lsa: elektron hisob-faktura, tizimdan chiqarilgan yuk xati, imzolangan PDF shunday hujjatlardir. Telegramdagi rasm yoki "ok, oldim" degan xabar esa hujjat o'rnini bosmaydi, u faqat iz. Xabardagi kelishuvni o'sha kuniyoq rasmiy hujjatga o'tkazing va zaxira nusxa olishni unutmang: kompyuter buzilsa, bir yillik yozuvlar yo'qolmasin.

Xulosa

Birlamchi hujjat sifati reviziya sifatini belgilaydi: zanjir to'liq bo'lsa, farqning sababi tez topiladi, uzilgan bo'lsa, har qanday kamomad bahsga aylanadi. Hujjatlar zanjirini tekshirib, uzilgan joylarni ko'rsatishda Reviziya jamoasi yordam bera oladi.