Что делать, если обнаружены излишки

Если на ревизии обнаружена недостача, все встревожены. Если обнаружен излишек, многие успокаиваются: «Ну, если лишнее, значит, убытка нет». Это ошибка. Излишек, как и недостача, говорит о том, что в учёте что-то неправильно. Сегодня он выглядит безвредным, но завтра та же ошибка может обернуться недостачей или несоответствием в налогах и отчётности. Что делать, если нашёлся излишек, и на что обращать внимание?

Что означает излишек

Излишек — это когда фактический остаток больше учётного. Товар лежит на складе, а в учёте его нет или показано меньше. Значит, при приёмке или после неё в документах допущена ошибка. Хорошая новость: причина излишка часто легко находится. Плохая новость: в отчётности этого товара не видно. Если вы его продадите, у вас не будет основания для расходного документа, и потом возникнет вопрос: «А откуда этот товар?»

Самые частые причины

• неоформленный приход: товар пришёл, а накладную в учёт не внесли;
• неверная приёмка: поставщик прислал больше, чем указано в документе, а при приёмке не пересчитали;
• возврат: клиент вернул товар, его оприходовали, но исходную продажу не отменили, и товар посчитался дважды;
• расход записан дважды: товар ушёл один раз, а документ внесён два раза;
• перемещение не оформлено: товар пришёл с другого склада, но здесь не оприходован;
• перепутаны артикулы: по одной позиции излишек, а по соседней равная ему недостача;
• чужой товар: товар клиента или партнёра оставлен на хранение, но не выделен отдельно.

Почти все эти причины связаны с документооборотом и человеческой невнимательностью. Поэтому тот, кто обнаружил излишек, должен спрашивать не «кто виноват?», а «какого документа не хватает?».

Что делать

1. Пересчитайте позицию, особенно при большой разнице. Ошибка подсчёта — самая частая причина и для излишка.
2. Проверьте соседние и похожие по названию артикулы. Пара к излишку нередко оказывается недостачей по соседней позиции.
3. Просмотрите последние приходные и возвратные документы: внесён ли приход, не посчитан ли он дважды.
4. Установите происхождение излишка: накладная поставщика, номер партии, маркировка упаковки.
5. Только когда причина ясна, оформите товар как приход и дайте пояснение в акте.

Пример. Обнаружен излишек 40 штук товара по 5 000 сумов, то есть на 200 000 сумов. При просмотре документов выяснилось, что накладная партии, пришедшей на прошлой неделе, не внесена в учёт. Теперь причина известна: нужно оприходовать товар и понять, почему возникла задержка, например кладовщик вовремя не передал приходный документ в бухгалтерию.

Скрытая опасность

В самом опасном виде излишек проявляется так: кто-то хранит его «про запас», а потом закрывает им недостачу в другом месте. Например, излишек по одной позиции списывается как недостача другой, общая сумма получается близкой к нулю, и никто не замечает проблемы. Поэтому никогда не считайте излишек «прибылью» и не позволяйте закрывать недостачу излишком. Каждое расхождение нужно разбирать отдельно, с собственной причиной.

Чтобы не повторялось

Когда выявлен излишек, установите причину и исправьте процесс. Приходные документы должны вноситься в учёт в день поступления на склад. При приёмке товар считается по накладной, а при излишке или нехватке составляется акт приёмки. Для возвратов должен быть отдельный порядок. Записывайте каждый случай излишка в журнал ревизий: вскоре станет видно, что одна и та же причина повторяется. Например, если излишек всегда появляется на товаре одного поставщика, дело может быть в процессе приёмки или в порядке упаковки у этого поставщика.

Вывод

Излишек, как и недостача, — сигнал: между учётом и реальностью есть разрыв. Смотрите на него не с радостью, а внимательно. Если нужна помощь в поиске причины, команда Reviziya может сверить документы, выяснить происхождение излишка и правильно его оформить.