Просроченный и испорченный товар: порядок списания
Просрочка — это не недостача, а вопрос списания. Разбираем порядок: отделение товара, комиссия, акт и подтверждающие документы.
С этим вопросом часто сталкивается любой склад, работающий с продуктами питания, лекарствами, косметикой или бытовой химией: что делать с товаром, у которого истёк срок годности? Нередко он тихо лежит за стеллажом или в отдельной коробке, а в учёте числится «в наличии». При ревизии такой товар не выглядит недостачей, но и богатством склада он не является: его стоимость равна нулю или близка к нему. Своевременное и правильное списание приближает учёт к действительности.
Чем это отличается от недостачи
При недостаче товара нет: в учёте он есть, а на полке его не найти. Просроченный товар физически на месте, просто его нельзя продать. И то и другое делает учётную стоимость отличной от реальной, но причины и документы разные. По недостаче ищут объяснение и причину, а для негодного товара нужны заключение комиссии, акт и решение руководителя. Не смешивайте их: если списывать негодный товар как «недостачу», то настоящие потери тоже станут незаметными, потому что мелкая сумма теряется внутри крупной.
Этапы списания
- Выявление. Во время ревизии или плановой проверки отберите товар с истёкшим сроком годности, испорченный, разбитый или с вскрытой упаковкой.
- Отделение. Переместите такой товар из основного запаса в отдельную зону с табличкой «не для продажи», чтобы его не продали по ошибке.
- Комиссия. Не менее двух-трёх человек (кладовщик, бухгалтер и лицо, назначенное руководителем) осматривают товар и записывают позицию, партию, количество и срок.
- Акт. В нём указываются название товара, партия, количество, стоимость, причина негодности и подписи членов комиссии. Хорошо добавить фотографию.
- Решение руководителя. Руководитель утверждает списание и определяет дальнейшую судьбу товара: возврат поставщику, уничтожение или утилизация.
- Отражение в учёте. Бухгалтер списывает товар на основании акта. По налоговым и бухгалтерским вопросам, например как признаётся убыток, посоветуйтесь с бухгалтером или аудитором.
Сохраните документы и фотографии по списанию: если позже возникнут вопросы, именно они станут главным доказательством. За контроль сроков тоже должен отвечать конкретный человек, обычно это кладовщик.
Контроль до истечения срока
Лучшее списание — то, которого не пришлось делать. Помогают правило «первым пришёл — первым ушёл» (товар с близким сроком выставляется вперёд, новый кладётся сзади) и еженедельная проверка сроков. Отдельным списком отметьте позиции, у которых до конца срока осталось меньше двух месяцев, и попробуйте продать их со скидкой, по акции или обменять у поставщика. Заранее выясните, есть ли в договоре с поставщиком условия возврата или обмена.
Особенности по видам товара
В продуктах срок заканчивается быстро, поэтому контроль нужен ежедневно или раз в неделю, учитываются также температура холодильника и целостность упаковки. В лекарствах и косметике важны номер партии и серии: при необходимости нужно уметь найти и отделить именно эту партию. Бытовую химию следует хранить отдельно от другого товара, а её уничтожение решать с профильным специалистом с соблюдением требований безопасности.
Типичные ошибки
- просроченный товар годами висит в учёте;
- негодный товар «временно» остаётся на основной полке и случайно продаётся;
- в акте не указаны партия и срок;
- списание выполняет один человек, без комиссии;
- просрочка из года в год повторяется без разбора причин.
Условный пример: в магазине молочных продуктов при ревизии выясняется, что у 40 упаковок йогурта истёк срок. Если упаковка стоит 12 000 сумов, то общая стоимость составит 480 000 сумов. Товар отделяют в отдельный ящик, комиссия записывает количество и срок, руководитель разрешает уничтожение. После этого магазин вводит еженедельную таблицу проверки сроков, и в следующем квартале такие потери уменьшаются.
Вывод
Просроченный товар не является недостачей, но если им не заниматься, учёт искажается. Отделение, комиссия, акт и решение руководителя приближают учёт к реальности, а контроль сроков сокращает сами потери. Если нужна помощь в наведении порядка в запасах и в организации порядка списания, команда Reviziya может изучить процессы вашего склада.