Как классифицировать причины недостач

В таблице ревизии появилась строка «недостача: 4 380 000 сум». Большинство, глядя на эту цифру, первым делом спрашивает: «Кто взял?» Но этот вопрос пока преждевременный. Недостача похожа на кашель: он бывает и от простуды, и от другой болезни, а лечение зависит от причины. Поэтому на практике каждое расхождение сначала относят к одной из четырёх групп и только потом принимают меры.

Недостача — не диагноз, а симптом.

Четыре группы

У каждой группы свои признаки.

1. Ошибки учёта и пересчёта

Самая частая и самая «дешёвая» причина. Сюда относятся:

• путаница единиц измерения: в учёте килограммы, на складе мешки (или наоборот);
• расходный документ проведён дважды или не проведён вовсе;
• возвращённый или перемещённый товар записан с одной стороны и забыт с другой;
• перепутанные похожие артикулы;
• ошибка при переносе цифры из описи.

Признак: расхождения идут парами (в одной позиции недостача, в соседней излишек), суммы получаются круглыми или повторяются одни и те же цифры, а в документах остаётся след ошибки.

2. Естественная убыль

Некоторые товары теряют массу при хранении и перевозке: сухофрукты усыхают, сыпучие продукты просыпаются из открытых мешков, жидкость испаряется. Признак: недостача небольшая, ровная, встречается только у таких товаров и растёт вместе со сроком хранения. Такая убыль признаётся в пределах нормы, а часть сверх нормы переходит в другую группу.

3. Порча и повреждение

Просроченная продукция, стеклянная тара, разбитая при разгрузке, картон, намокший под дождём, мешок, погрызенный грызунами, мясо, пропавшее при отключении холодильника. Товар физически был, потом стал непригодным, но акт списания не составили. В учёте он по-прежнему числится, на складе его нет. Признак: испорченный товар ещё лежит в стороне либо был выброшен раньше, но документа об этом нет.

4. Умышленное изъятие

Кража, продажа без проведения по учёту с присвоением денег, «подгонка» документов задним числом. Признаки: мелкие, дорогие и легко продаваемые товары; расхождение совпадает с рабочими днями одного человека или одной смены; документы позже исправлялись; недостача растёт со временем; есть попытка закрыть её найденным излишком. Эта группа встречается реже всех, но обходится дороже всех. Именно поэтому её нужно устанавливать не догадками, а доказательствами.

Как отнести расхождение к группе

Задайте каждой недостаче четыре вопроса:

1. Есть ли документальный след: приход, расход, возврат, перемещение? Если есть, вероятнее всего это ошибка.
2. Парное ли расхождение, то есть есть ли в другой позиции равный излишек? Если да, это путаница.
3. Связано ли оно с видом товара и сроком хранения? Тогда это естественная убыль или порча.
4. Совпадает ли оно с человеком, сменой или временем? В этом случае нужна более глубокая проверка.

Условный пример: на базе стройматериалов ревизия выявила недостачу 4 380 000 сум. После классификации картина оказалась такой:

• 2 150 000 сум — ошибка единицы измерения: краска в учёте велась в литрах, а на складе — вёдрами по 5 литров;
• 520 000 сум — естественная убыль сыпучей сухой смеси из открытых мешков;
• 1 110 000 сум — изделия, разбитые при разгрузке и не списанные;
• 600 000 сум — часть, для которой объяснения не нашлось.

Выходит, почти половина недостачи — обычная путаница с единицами, а углублённая проверка нужна лишь для примерно 14 процентов общей суммы. Без классификации все считали бы, что «пропало» 4,38 миллиона.

Почему это важно

Каждой группе соответствует своя мера. При ошибках исправляют процесс: составляют перечень единиц измерения, важные документы проверяют двое. При естественной убыли смотрят на норму и условия хранения. При порче налаживают порядок списания и место хранения. Если подозревается умысел, проводят отдельную проверку и ограничивают доступ на склад.

Ошибиться можно в обе стороны. Если считать всё кражей, честные сотрудники начнут прятать документы, и настоящая причина будет похоронена. Если считать всё «ошибкой», настоящая кража останется незамеченной.

Вывод

Правильно определённая причина недостачи — половина дела: становится ясно, какую меру принимать. Разнести расхождения по этим четырём группам и подтвердить каждую документами поможет команда Reviziya.