Mas'ul shaxs tushuntirish xati: nimani yozish kerak

Solishtirma qaydnoma moddiy javobgar shaxsga ko'rsatildi: to'qqizta pozitsiyada kamomad. Komissiya raisi aytadi: "Yozma tushuntirish bering". Omborchi qog'ozni qo'liga olib, nima yozishni bilmay qoladi. "Men aybdor emasman" deb boshlasa, bu tushuntirish emas, "bilmayman" deb tugatsa, hujjat bo'sh. Tushuntirish xati ham omborchi, ham rahbar uchun muhim: u sababga yo'l ochishi yoki uni butunlay yopib qo'yishi mumkin.

Tushuntirish xati nima va nega kerak

Bu xodim farqning sababini o'z so'zi bilan, faktlar va hujjatlarga tayanib bayon qiladigan yozma hujjat. Uning ikki vazifasi bor. Birinchidan, komissiya sababni tezroq topadi, chunki tovarni eng yaxshi biladigan odam omborchining o'zi. Ikkinchidan, xodimning fikri qayd etiladi va keyin rahbar qaror chiqarganda tomonlar eshitilgani isbotlanadi. Tushuntirish xati iqror ham emas, ayblov ham emas.

Qachon va qanday so'raladi

• Xodim farqlar ro'yxati bilan tanishgandan keyin so'rang. Ro'yxatsiz "nimadir yozing" deyish noto'g'ri.
• So'rovni yozma qiling va qaysi pozitsiyalar haqida ekanini aniq ko'rsating.
• O'ylash va hujjatlarni ko'rib chiqish uchun yetarli vaqt bering, odatda bir necha ish kuni. Aniq muddat ichki tartibga va qonunchilik talabiga bog'liq, buni kadrlar bo'limi yoki yurist bilan tekshiring.
• Bosim va qo'rqitish ("imzolamasang ishdan ketasan") qabul qilinmaydi. Bunday tushuntirish dalil sifatida qimmatsiz.
• Xodim yozishdan bosh tortsa, uni majburlamang. Guvohlar ishtirokida bosh tortgani haqida alohida dalolatnoma tuzing.

Odamlar odatda ikki xil xatoga yo'l qo'yadi: yo hissiyotga berilib uzun-uzun yozadi, yo qisqa "bilmayman" deb qo'yadi. Buning oldini olish uchun xodimga farqlar ro'yxatining o'z nusxasini bering, tinch xonada yozishiga imkon bering va kerak bo'lsa yuk xatlari hamda jurnallarni ko'rishiga ruxsat bering. Yozayotgan paytda komissiya a'zosi tepasida turmasin. Hujjatni ko'rmay, faqat xotiraga tayanib yozilgan tushuntirish deyarli doim noaniq chiqadi.

Xatning tarkibi

1. Kimga: lavozim va ism-sharif (komissiya raisi yoki rahbar).
2. Kimdan: lavozim va ism-sharif.
3. Sana va mavzu: "... pozitsiyalari bo'yicha tushuntirish xati".
4. Nima haqida: qaysi pozitsiya, qancha farq (qaydnomadagi raqam bilan).
5. Faktlar: nima, qachon va kim ishtirokida bo'lgani, vaqt tartibida.
6. Tasdiqlovchi hujjatlar: raqami va sanasi, nusxalari ilova qilinadi.
7. Bilmagan narsa: "bu farqning sababini bilmayman, chunki..." deb yozish ayb emas.
8. Iltimos: masalan, qayta sanash yoki muayyan hujjatni tekshirish.
9. Imzo va sana.

Yaxshi va yomon tushuntirish

Yomon variant: "Men aybdor emasman. Hamma biladi, men halol ishlayman. Tovar o'zi yo'q bo'lib qolgan."

Yaxshi variant: "12 oktyabr kuni 2-sonli yuk xati bo'yicha mijozga 20 quti sovun chiqarildi. 15 oktyabr kuni mijoz 4 qutini qaytardi. Qaytarish dalolatnomasini men tuzdim, lekin buxgalteriyaga topshirmagan ekanman (nusxasi ilova qilinadi). Shu sababli hisobda 20 quti chiqim bor, qaytarish yo'q. Bu 4 quti hozir 3-javonda turibdi."

Ikkinchi matn hammasini beradi: fakt, hujjat, o'z kamchiligini halol tan olish va sababning jarayonda ekanini ko'rsatish. Birinchisi esa faqat his-tuyg'ularni bildiradi, tekshirib bo'ladigan hech narsa aytmaydi.

Tipik xatolar

• hamkasbni dalilsiz ayblash;
• taxmin faktdek yoziladi: "ehtimol kuryer olgandir";
• barcha pozitsiyalar uchun bir xil matn;
• sana va imzo yo'q;
• tushuntirish keyin jimgina "tuzatilgan";
• hujjatlarga hech qanday havola yo'q.

Rahbar tushuntirishni qanday baholaydi

• har bir da'voni hujjat bilan solishtiring: yuk xati, jurnal, kamera yozuvi;
• aniqlashtirish kerak bo'lsa, savol bering, tushuntirishni qayta yozdirmang;
• "ishontirdi" yoki "ishontirmadi" degan taassurotga emas, faktlarga tayaning;
• tushuntirishni dalolatnomaga ilova qiling va mazmunini uning tegishli qismida keltiring;
• tushuntirishda yangi fakt chiqsa (masalan, biror hujjat boshqa bo'limda qolgani), komissiya uni alohida tekshiradi va natijani dalolatnomada yozadi;
• xodimga imzolangan tushuntirishning nusxasini bering, bu ikki tomonga ham ishonch beradi;
• esda tuting: tushuntirish hukm emas, tekshiruvning bir qismi.

Xulosa

Yaxshi tushuntirish xati qisqa, aniq va hujjatlarga tayanadi, rahbar uchun esa qimmatli ma'lumot manbai bo'ladi. Savollar tuzish, tushuntirishlarni hujjatlar bilan solishtirish va ularni dalolatnomaga kiritishda Reviziya jamoasi yordam bera oladi.