Выборочный метод в ревизии
Если нет времени считать всё, случайно выбранные позиции показывают состояние всего склада.
На оптовом складе мебельной фурнитуры 6 000 позиций: ручки, петли, направляющие, крепёж. Пересчитать всё значит занять пятерых на шесть дней, а такого времени у руководителя нет. Здесь помогает выборочная ревизия: считается часть позиций, и по результату можно судить о состоянии всего склада. Но «посчитаем те полки, которые удобнее» не выборка, а самоуспокоение. Выборка должна опираться на чёткие правила.
Что даёт выборка и чего не даёт
Она оценивает, насколько надёжна учётная система: доля ошибок мала или велика. Она показывает проблемные группы и экономит время. Но точную сумму всей недостачи она не называет. Недостачу по непосчитанной позиции нельзя и списать официально, ведь на деле её не проверяли. Заменяет ли результат выборки официальную инвентаризацию, заранее выясните у бухгалтера или юриста.
Как составить выборку
- Отсортируйте позиции по стоимости: от самых дорогих к дешёвым.
- Дорогой слой посчитайте полностью. Обычно несколько сотен позиций дают большую часть общей стоимости.
- Из остального выбирайте случайно. В Excel добавьте рядом столбец случайных чисел, отсортируйте и возьмите нужное число сверху, либо отметьте каждую тридцатую строку. Не удобные полки.
- Проверьте, что в выборку попали разные зоны и медленно оборачиваемые товары.
- Проверяйте в обе стороны: от списка к полке (найдите выбранную позицию на стеллаже) и от полки к списку (возьмите двадцать случайных товаров с полок и посмотрите, есть ли они в списке). Второе находит товар, не внесённый в учёт.
Чем больше выборка, тем надёжнее результат. Жёсткой формулы нет, в качестве практического ориентира возьмите из случайного слоя две-три сотни позиций, а на маленьком складе примерно четверть всего их числа. Не делайте выводов по двадцати-тридцати позициям: одна случайная ошибка заметно изменит результат.
Пример: 500 позиций из 6 000
Дорогой слой: 300 позиций, примерно 70 процентов стоимости. Их посчитали полностью, расхождения нашлись у 11 (3,7 процента). Из оставшихся 5 700 позиций случайно выбрали 200: расхождения у 14 (7 процентов). Порог заранее установили в 3 процента (условная цифра), то есть учётная система признана ненадёжной.
Но при разбивке по группам из 14 расхождений девять относились к направляющим: они продаются парами, а в учёте велись поштучно. Поэтому пересчитали полностью не весь склад, а только группу направляющих и исправили единицу в учёте. Выборка заняла два дня, пересчёт группы один день, вместо шести дней полного пересчёта.
Ошибки в выборке
- выбор из «удобного» места: полка у двери или зона, где недавно навели порядок;
- слишком маленькая выборка: двадцать позиций ничего не доказывают;
- ошибка собралась в одной группе, а случайная выборка её обошла: смотрите результат и по группам;
- «умножать» результат на весь склад и записывать как точную сумму недостачи;
- останавливаться, когда доля ошибок высока: это не решение, а сигнал для более глубокого пересчёта.
Когда уместна выборка
Выборка хороша как промежуточный контроль: между кварталами, после прихода нового кладовщика или перед большой ревизией, чтобы понять, насколько «чистая» учётная система. Годовой итоговый пересчёт проводите полностью.
В документе называйте выборку «выборкой», а не полной ревизией, чтобы позже не возникло ложной уверенности в результате. Сохраняйте перечень выбранных позиций и способ, которым они выбраны: если кто-то спросит «почему именно эти?», ответ у вас будет. Выборку должно быть возможно повторить по тем же правилам, тогда результаты можно сравнивать между собой. Если записывать итоги выборки каждого квартала в журнал ревизий, заранее видно, в какую сторону движется доля ошибок.
Вывод
Выборка экономит время, но только при чётких правилах: дорогой слой полностью, остальное случайно, порог заранее, результат по группам. Составить план выборки и правильно прочитать её результат поможет команда Reviziya.