Что подготовить перед ревизией

Половина успеха ревизии решается не в день подсчёта, а за неделю до него. Если документы собраны, остатки точны, а склад в порядке, подсчёт идёт быстро, и расхождения указывают на реальные проблемы. В противном случае комиссия первый день ищет потерянную накладную, а второй день разбирает коробки, скопившиеся в проходе. Три главные вещи: комплект документов, последние данные об остатках и порядок на складе.

Комплект документов

До начала ревизии за проверяемый период в одном месте должны быть собраны:

• приходные документы: накладные, счета-фактуры, акты приёмки;
• расходные документы: накладные на продажу, чеки, заказы и отгрузки;
• движение внутри склада: перемещения между складами, передачи между филиалами;
• акты возврата, списания и уничтожения непригодного товара;
• договор о материальной ответственности и должностная инструкция кладовщика;
• акты предыдущей ревизии или инвентаризации.

Бумажные документы разложите по датам и по папкам. Электронные распечатайте за нужный период или соберите в отдельную папку. Если какого-то документа не хватает, лучше выяснить это до ревизии и запросить копию у поставщика.

Отдельного внимания требует товар вне вашего склада: груз в пути, продукция, оставленная у клиента на комиссию, партия на хранении в другом месте. Он числится в учёте, но на стеллаже его не видно, поэтому документы и подтверждения по нему должны быть готовы заранее.

Последние данные об остатках

К началу подсчёта в учёте должны быть проведены все документы. Запоздавший приход или расход искусственно увеличивает расхождение. В день ревизии выгрузите из 1С или Excel список остатков и «заморозьте» его: все движения после этого момента фиксируются отдельно.

Важное правило: во время подсчёта никто не должен «поправлять» учёт. Если исправление необходимо, оно вносится отдельным документом с указанием даты и причины.

В списке остатков должны быть столбцы: артикул, наименование, единица измерения, цена и учётное количество. Столбцы «Фактическое количество» и «Разница» оставьте пустыми: после подсчёта заполняются именно они. Полезно также не показывать счётчикам учётное количество. Такой «слепой подсчёт» не даёт человеку подгонять результат под ожидаемую цифру.

Порядок на складе

За несколько дней до ревизии подготовьте склад к подсчёту:

1. каждый товар должен стоять на своём месте и иметь этикетку;
2. возвращённый, непригодный и просроченный товар выделите в отдельную зону и пометьте;
3. чужой товар и принятый на ответственное хранение держите отдельно;
4. вскрытые упаковки закройте или пометьте количество внутри;
5. освободите проходы, вынесите пустую тару;
6. проверьте освещение и доступ к товару.

На упорядоченном складе не только быстрее считать, но и ошибок меньше.

Оборудование и сотрудники

В день подсчёта под рукой должно быть всё нужное: пронумерованные описи, ручки или маркеры, этикетки, поверенные весы, рулетка и, если используется, заряженный сканер. Весы лучше проверить заранее: поставьте груз известной массы, например мешок сахара или гирю, и убедитесь, что показания верны. На неисправных весах товар даёт ложную недостачу или излишек. Задачи членам комиссии распределяют заранее, проводят инструктаж, и в день подсчёта их освобождают от другой работы.

Сотрудникам тоже стоит сказать заранее: когда пройдёт ревизия, зачем она нужна и что потребуется от них самих. Это снижает тревогу и улучшает сотрудничество.

Примерный график

• за 7 дней: приказ, состав комиссии, начинается сбор документов;
• за 3 дня: документы проводятся в учёте, на складе наводится порядок;
• за 1 день: проверяется оборудование, готовятся описи, проводится инструктаж;
• в день ревизии: остаток «замораживается», начинается подсчёт.

Для крупного склада (например, на 8 000 позиций) этот график лучше растянуть вдвое.

Вывод

Хорошая подготовка ускоряет ревизию, уменьшает число расхождений и повышает доверие к результату. Если вы не знаете, кто должен заниматься подготовкой, или не хватает опыта, команда Reviziya может заранее оценить состояние склада и помочь составить план подготовки.