Кто входит в ревизионную комиссию

Доверие к результату ревизии во многом зависит от того, из кого составлена комиссия. Даже самый аккуратный подсчёт вызовет сомнения, если считали близкие люди проверяемого кладовщика. Поэтому состав комиссии не менее важен, чем способ подсчёта.

Главный принцип: независимость

В комиссию подбирают надёжных и опытных сотрудников, не зависящих от проверяемого подразделения. Это значит:

• человек, работающий на проверяемом складе или участке, членом комиссии не становится;
• непосредственный руководитель кладовщика или его родственник в комиссию не включается;
• в комиссии не должно быть тех, кто не справлялся со своими обязанностями или ранее создавал проблемы на этом складе;
• ни один из членов комиссии не должен быть лично заинтересован в результате.

Правило действует и в малом бизнесе. Даже если в магазине два-три сотрудника, считать должен не сам продавец, а другой человек, продавец же присутствует и наблюдает.

Состав комиссии

Обычно комиссия состоит из трёх–пяти человек. Предпочтительно нечётное число: в спорном вопросе легче принять решение голосованием. Типичный состав:

1. Председатель — заместитель руководителя, финансовый директор или надёжный менеджер. Он руководит процессом и отвечает за решения.
2. Бухгалтер или учётчик — знает документы и учётные данные, правильно «замораживает» остаток, составляет сличительную ведомость.
3. Сотрудник независимого подразделения — например, с другого склада или из отдела продаж; осуществляет контроль подсчёта со стороны.
4. Товаровед — специалист, знающий ассортимент: различает похожие артикулы, оценивает качество товара и сроки годности.
5. При необходимости — представитель службы внутреннего контроля или безопасности.

В малом бизнесе собрать такой состав полностью, понятно, не получится. В магазине с двумя-тремя сотрудниками комиссия может состоять из двух человек: владельца или руководителя и надёжного бухгалтера либо сотрудника из другого филиала, который сам подсчёт не ведёт. Важно, чтобы продавец не считал товар в одиночку, а результат подписали не меньше двух человек.

Материально ответственное лицо (кладовщик) членом комиссии не является, но всегда присутствует при подсчёте, даёт объяснения по расхождениям и подписывает описи.

Распределение работы

При подсчёте комиссия делится на пары. Один считает, другой записывает в опись. Затем пары меняются местами, а сложные позиции проверяет третий человек. Так ошибка одного ловится другим.

Перед началом подсчёта проведите короткий инструктаж на 15–20 минут. В нём три вопроса: кто какую зону считает, как заполняется опись и что делать в спорном случае. Обычно правило простое: сомнительную позицию не пропускают, а отмечают и затем пересчитывают силами третьего человека. Без инструктажа каждый считает как удобно, и результаты не сходятся друг с другом.

На дни подсчёта членов комиссии нужно освободить от основной работы. Если в три часа пришёл клиент, бухгалтер не должен бросать подсчёт и бежать к кассе. Иначе подсчёт прерывается, и теряется точность на момент «замораживания» остатка.

Когда нужны внешние специалисты

Бывают случаи, с которыми внутренней комиссии трудно справиться:

• склад большой, позиций десятки тысяч, людей для подсчёта не хватает;
• сотрудники настолько связаны друг с другом, что независимую комиссию собрать невозможно;
• недостача большая или повторяющаяся, и руководство хочет, чтобы результат приняли без споров;
• партнёры, банк или инвестор просят внешнее заключение.

Тогда привлекают внешнюю организацию или независимого специалиста. Он беспристрастен и имеет опыт такой работы. Внутренние сотрудники помогают с подсчётом и предоставляют данные. Даже при участии внешнего специалиста список членов комиссии должен быть указан в приказе руководителя.

Частые ошибки

• состав комиссии формируют в последнюю минуту, и люди не знают, как работать;
• все члены комиссии из одного отдела;
• обязанности не распределены, и каждый пытается делать всё сразу;
• член комиссии проверяет собственный участок ответственности;
• подписи ставят до окончания подсчёта.

Вывод

Если комиссия надёжна, результат никто не ставит под сомнение. При её формировании обращайте внимание на независимость, опыт и чёткое распределение задач. Если собственных сил не хватает, команда Reviziya может войти в комиссию как беспристрастный внешний счётчик и помочь с подсчётом и оформлением акта.