Плановая и внезапная ревизия: какая полезнее

Нужно ли заранее объявлять ревизию или лучше прийти неожиданно? Единого ответа нет, потому что два способа решают разные задачи. Плановая ревизия показывает, насколько прочен порядок на складе, а внезапная раскрывает, что происходит в обычный рабочий день. Лучший результат обычно даёт сочетание обоих подходов.

Плановая ревизия: сильные стороны

Плановая ревизия проходит по графику: в конце года, при закрытии квартала или при смене ответственного лица. Сотрудники заранее знают дату и порядок.

Преимущества:

• документы, описи и оборудование (весы, сканер) готовятся заранее;
• подсчёт можно перенести на ночь или выходной и не останавливать продажи;
• члены комиссии не отвлекаются от основной работы, задачи распределены заранее;
• её легко привязать к годовой отчётности и другим срокам.

Недостаток один, но серьёзный: люди успевают подготовиться. Накануне ревизии документы «приводят в порядок», недостачу закрывают за счёт другой позиции, остаток тихо пополняют. В итоге на бумаге всё сходится, а проблема в жизни остаётся.

Внезапная ревизия: сильные стороны

При внезапной ревизии комиссия приходит во время работы склада, без предупреждения. Как правило, проверяется не весь склад, а одна зона или несколько позиций.

Преимущества:

• видно реальное повседневное состояние склада, без «декораций»;
• вскрываются привычки вроде движения товара без документов, задержки с оприходованием, вскрытых упаковок;
• сотрудники привыкают работать аккуратно всегда, потому что проверка возможна в любой день;
• требует мало времени и недорога.

Есть и минусы. Работа может на время прерваться, сотрудники могут обидеться на недоверие, а на полную ревизию времени не хватит.

На что смотреть при внезапной проверке? Прежде всего на вскрытые упаковки, на товар, лежащий вне стеллажа — в проходе или в офисе, на коробки без накладной и на позиции, которые стоят не на своём месте. Затем сравните фактическое количество выбранных артикулов с учётным и просмотрите расходные документы за последнюю неделю. Обычно этого достаточно, чтобы увидеть слабые места системы.

Внезапная ревизия проводится не для наказания, а чтобы увидеть правду. Это должны понимать и сотрудники.

Как провести внезапную проверку правильно

Чтобы не обидеть сотрудников, нужно несколько правил:

1. Правило объявлено заранее: «Склад в любой момент может пройти выборочную проверку». Точная дата не называется, но сам принцип известен всем.
2. Проверка проводится по приказу руководителя, состав комиссии фиксируется.
3. Материально ответственное лицо присутствует при подсчёте и подписывает результаты.
4. Позиции выбираются случайно: десять–двадцать артикулов плюс несколько дорогих и быстро продаваемых товаров.
5. Результат фиксируется в тот же день, а не на следующий.

Как сочетать подходы

Для многих складов практичная схема такая: раз в год полная плановая ревизия, а каждый квартал или месяц внезапная выборочная проверка. Например, раз в месяц пересчитать двадцать случайно выбранных позиций — это час-два работы. Допустим, если три месяца подряд расхождение не превышает 2 процентов, систему можно считать стабильной; порог вы определяете сами, исходя из своего склада. Если же в выборке вдруг появился заметный разброс, пора провести полную ревизию раньше срока.

Выбирая позиции для выборки, используйте принцип ABC. Группу A — самые дорогие и быстрооборачиваемые товары — стоит проверять часто, группу B реже, а группе C достаточно одной проверки в год.

Условный пример: оптовая продуктовая база каждый декабрь проводит полную ревизию. В первую неделю месяца учётчик выбирает на компьютере двадцать артикулов случайным образом, а кладовщик узнаёт список за час до подсчёта, не раньше. Несколько месяцев подряд недостача появляется у товаров в одинаковой упаковке. Это повод не ждать полной ревизии, а сразу пересмотреть процесс приёмки. А большая годовая ревизия уже не приносит неожиданностей.

Вывод

Плановая ревизия показывает, насколько прочна система, внезапная — каково её реальное состояние в будни. Правильное сочетание делает контроль склада и недорогим, и надёжным. Если не хватает времени самостоятельно организовать выборочную или полную ревизию, команда Reviziya может составить план и провести подсчёт.