Спорные ситуации во время ревизии

Ревизия редко проходит совершенно гладко. Кладовщик не согласен с итогом пересчёта, заявляет, что недостающий товар находится «в другом месте», нужный документ не находится, кто-то не хочет ставить подпись. Это нормально: спор — обычная часть ревизии, а то, как им управлять, определяет доверие к результату. Когда возникает спор, верный путь один: повторно проверить факты и оформить всё документально в присутствии свидетелей.

Спор нельзя уничтожить, но его можно документально оформить.

Основные правила

1. Остановитесь и пометьте. Наклейте на спорную позицию ярлык или ленту, запишите в описи «спорная» и продолжайте работу.
2. Сначала установите факт, причину обсуждайте потом. Спор может идти о том, «сколько есть?», и о том, «почему мало?». Ко второму переходите только после решения первого.
3. Не пересчитывайте без свидетелей. Пусть присутствуют возразивший, минимум один член комиссии и при необходимости третье лицо.
4. Избегайте обвинительного тона, говорите только о цифрах и документах.
5. Записывайте всё: кто против чего возразил, что было сделано, каков результат.

Самые частые ситуации

«Этот товар в другом месте»

Кладовщик говорит, что недостающий товар зарезервирован для покупателя, находится в зоне комплектации, в пути или на филиале. Сразу проверьте место и запросите документ: лист резерва, накладную, документ перемещения. Если документ есть и товар найден на месте, расхождение исчезает. Если документа нет, утверждение считается неподтверждённым, но результат проверки всё равно записывается.

Пример. На складе автозапчастей обнаружилась недостача 9 коробок масляных фильтров. Кладовщик сказал: «Они в зоне комплектации под заказ клиента». Комиссия пошла в зону, посмотрела лист резерва и нашла 6 коробок. 3 коробки не нашлись. Спор сузился с 9 коробок до 3, и проверка сосредоточилась именно на них.

Документ не находится или приходит поздно

Назначьте для спорного документа чёткий срок, например до 12 часов следующего дня. Если срок прошёл, расхождение фиксируется как не подтверждённое документом. Если документ найдётся позже, внесите его в акт дополнением, а не исправляйте тихо.

Чужой товар

Это может быть товар покупателя, принятый на комиссию или остаток поставщика. Если документально подтверждено, его учитывают отдельным списком, а к вашему остатку не добавляют. Если не подтверждено, пометьте товар отдельно и установите владельца.

Цена и продолжающиеся продажи

Спор о цене легко предупредить: до ревизии определите, какая цена (себестоимость или продажная) применяется, и не меняйте её во время пересчёта. Если продажи продолжаются, записывайте их в отдельный журнал или временно закройте зону, иначе пересчёт не совпадёт с «замороженным» остатком.

Порядок повторного пересчёта

1. Не трогайте спорную позицию, поставьте ярлык.
2. Повторный пересчёт проводится в присутствии возразившего, члена комиссии и свидетеля.
3. По возможности применяйте другой метод: вместо штук взвешивание или подсчёт по упаковкам.
4. Результат подписывают трое, в описи пишется «пересчитано повторно».
5. Если результат изменился, сохраняются оба результата: первый не стирается, а помечается «исправлено».

По окончании пересчёта соберите все спорные позиции в один перечень: позиция, учётное и пересчитанное количество, суть возражения, способ решения. Этот перечень прилагается к акту и позже одним взглядом отвечает на вопрос, что было спорным и как это решили.

Отказ от подписи и чего избегать

Если кладовщик не подписывает опись или акт, не принуждайте его. Спросите причину и запишите её, составьте запись об отказе от подписи как минимум при двух свидетелях и дайте сотруднику возможность письменно изложить своё возражение. Результат от этого не отменяется, но позиции обеих сторон остаются в документе.

Чего следует избегать:

• громко спорить с кладовщиком во время пересчёта;
• пугать увольнением или выгонять из помещения;
• «просто» переставлять товар на другое место;
• закрывать вопрос наличными («сам заплатит, записывать не будем»);
• убирать из акта спорный результат.

Вывод

Спор — не слабость комиссии, а обычная часть работы. Ключ к спокойному решению: пометить, пересчитать, привлечь свидетелей и всё записать. В сложных спорных случаях команда Reviziya может помочь беспристрастным участником пересчёта и оформления документов.