Первичные документы: с чем сверяют

Цифра в учётной программе — результат, а не доказательство. Остаток в 1С или файле Excel — это сумма данных, которые кто-то внёс, а внесённые данные опираются на документ. Поэтому на ревизии ответа «так показывает программа» недостаточно: комиссия за каждой цифрой запрашивает исходный документ. Такие документы называют первичными, и они составляют фундамент всего учёта.

Цифра в программе — результат, документ — доказательство.

Что такое первичный документ

Это документ, составленный в момент хозяйственной операции и подтверждающий, что она действительно произошла. На складе основные из них такие:

• накладная — показывает, что товар перешёл от одной стороны к другой;
• приходный документ и акт приёмки — что и в каком количестве поступило на склад, расхождения по количеству или качеству;
• расходный документ — что ушло покупателю, в цех или на филиал;
• документ перемещения — движение между складами или зонами;
• акт возврата — возврат товара от покупателя на склад или со склада поставщику;
• акт списания — испорченный, просроченный или утраченный товар;
• доверенность — подтверждает, от чьего имени получен товар;
• электронная счёт-фактура — электронный след перехода товара.

В хорошем документе всё заполнено полностью: номер и дата, стороны (кто передаёт, кто принимает), наименование товара, артикул, единица измерения, количество, цена и сумма, основание (договор или заказ), фамилии и подписи ответственных лиц. Форма может отличаться в зависимости от внутреннего порядка, а вот полнота обязательна.

Цепочка документов

Одна операция оставляет цепочку из нескольких документов: заказ, накладная, приёмка, приход, хранение, расходная накладная, подпись покупателя. На ревизии самый полезный приём — трёхстороннее сравнение: что запрошено в заказе, что отгружено по накладной, что принято при приёмке. Если все три сходятся, цепочка здорова. Где она рвётся, там и родилось расхождение.

Условный пример. Поставщик указал в накладной 480 коробок сока. Кладовщик при приёмке насчитал 462, но акт приёмки не составил, а накладную передал в бухгалтерию, и в учёте оприходовали 480. Ревизия показала недостачу 18 коробок: 18 × 54 000 = 972 000 сум. В цепочке нет акта, поэтому предъявить претензию поставщику нельзя, да и обвинять кладовщика несправедливо. Составь он при приёмке один короткий акт, эта недостача никогда не легла бы на его плечи.

Что проверяют на ревизии

1. Полнота. Заполнены ли все реквизиты: дата, подпись, цена, единица.
2. Последовательность номеров. Нет ли в журнале разрывов и пропущенных номеров.
3. Даты. Нет ли большого разрыва между датой документа и датой проведения в учёте, документов, составленных в выходной или накануне пересчёта.
4. Исправления. Нет ли стёртых или переписанных цифр и заверено ли исправление подписью.
5. Подписи. Имел ли подписавший право на это, не истёк ли срок доверенности.
6. Дубли. Не внесён ли один документ дважды.
7. Цена и единица. Соответствует ли цена договорённости, а единица измерения — заказу.

Главное правило: проверка идёт в двух направлениях. От документа к товару: документ есть, а товар на складе? От товара к документу: товар лежит, а есть ли на него приходный документ? Если проверять только в одну сторону, вы увидите половину картины.

Хранение, архив и электронные документы

Раскладывайте документы по папкам по месяцам и видам, важные сканируйте и храните копии отдельно. Срок хранения зависит от законодательства и внутреннего порядка, уточните его у бухгалтера. Документы ревизируемого периода не теряйте до конца проверки, а при споре — и после неё.

Электронный документ тоже может быть первичным, как и бумажный, если ясны его автор, дата и неизменность: электронная счёт-фактура, накладная, выгруженная из системы, подписанный PDF. А фото в Telegram или сообщение «ок, получил» документа не заменяют, это лишь след. Договорённость из переписки в тот же день переносите в официальный документ и не забывайте о резервных копиях: сломается компьютер, и записи за год не должны пропасть.

Вывод

Качество первичных документов определяет качество ревизии: если цепочка полная, причина расхождения находится быстро, а если она порвана, любая недостача превращается в спор. Проверить цепочку документов и показать места разрывов поможет команда Reviziya.